Global IT Staffing
The Right People
Gielat
Vanliga frågor
Nedan finner du svar på några av de frågor som kan påverka ditt liv om du överväger offshore IT staffing.
Hur förbereder jag mig för offshore outsourcing?
Den mest avgörande saken du kan göra för att få offshoring att fungera är: förbereda sig väl. Att först tänka innan de agerar (för att starta ett projekt eller föra en process offshore). Det ligger i människans natur och i synnerhet företagarens eller chefens natur att bara "komma igång", för att du vill se resultat. De två viktigaste aspekterna av förberedelser är: medarbetare och processer. För att läsa mer om detta, läs följande artikel
Hur väljer jag rätt offshore säljare?
De flesta stora organisationer går igenom en formell cykel genom en begäran om upplysningar (RFI), följt av en offertförfrågan (RFP). Medan ett strukturerat arbetssätt kan vara lämpligt för vissa företag, ignorerar det ofta en viktig aspekt: den mänskliga faktorn. Så småningom, om ni överväger offshoring för en affärsprocess/uppgift/funktion (tjänst), kommer allt arbete att göras av människor. Och om folket inte matchar, kommer samarbetet att misslyckas. De steg som du kan gå igenom för att välja rättleverantör:
1. En bra utgångspunkt skulle vara att inrätta en förteckning över särskilda kriterier (såsom storlek, domän fokus (teknik/process), meriter, kund remisser, land, lokalrepresentation, chefer från ditt land på plats i offshore landet, rättslig struktur etc.) som du vill att företaget ska följa. Med dessa kriterier kan de matchande leverantörerna tas med på kortlistan.
2. Efter det börjar den mänskliga aspekten spela en viktig roll och det är relevant att utforska: kan man påverka vem som kommer att arbeta på ditt projekt eller team? Hur går säljaren tillväga vid rekrytering? Har de lokala företrädare som du kan träffa? Kan du besöka deras kontor? Kan du tala med ledningsgruppen? Finns det en kulturell "fit" mellan människorna i de båda företagen? Gillar du dem?
3. Det är också lämpligt att bygga ett case (där du fokuserar på både kostnader och extra inkomst) och placerar varje säljare det caset för att beräkna värdet.
Vi är ett litet företag, är inte offshoring bara för stora internationella företag?
Stora multinationella företag var pionjärerna som startade med offshoring. Men fördelarna och möjligheterna finns i överflöd för mindre företag också. Även om det är svårt att ge en exakt siffra för att identifiera storleken som ditt företag behöver vara för att offshoring ska "passa", är en tumregel en omsättning på mer än 1 miljon euro och minst 10 anställda. Dessutom måste du kunna tilldela en heltidsanställd person för att leda offshoreverksamheten och ledningen måste göra ett medvetet strategiskt beslut att göra offshoring arbete (tillsammans med beredskapen om att ledningen måste kunna investera tillräckligt med tid för att få det att fungera).
Handlar offshoring bara om att sänka kostnader?
Nej. Medan många företag fortfarande använder offshoring att spara kostnader, ligger större nytta i att ha tillgång till en stor pool av kompetenta människor. Eftersom många företag kämpar för att anställa rätt person till rätt position på grund av bristen på människor i sin lokala arbetsmarknad blir drivkraften av offshoring jakten på kompetent personal. Självklart är de lägre kostnaderna är en stor fördel också. Andra fördelar med offshoring är: kortare ledtider, fokusering på kärnverksamheten, stordriftsfördelar, specialisering och flexibilitet i att skala upp eller ner.
Vad är offshore bemanning?
Offshore bemanning är en tjänst där du hyr externa personer från ett offshore land. Istället för att behöva öppna ditt eget kontor i ett annat land och ordna allt för att verksamheten, hyr du folket från ett annat företag. Du har direkt kontroll över de personer du anställer, medan allt som har med rekrytering, HR, skatter, löneutbetalningen, kontorsutrustning mm åligger säljaren. Detta sätt att arbeta på undviker du stora initiala investeringar och riskerna med att ha egna anställda och företag i ett avlägset land. De stora fördelarna jämfört med lokala bemanningslösningar är väsentligt lägre kostnader och tillgång till en mycket större pool av begåvade människor.
Hur kan jag minimera risken när vi börjar med offshore outsourcing?
Fokusera på våra 5 P's:
1. Människor: se till att du får rätt person för varje position och att du har kontroll över vad dessa människor gör. Se också till att du har en heltidsanställd personalansvarig för samarbetet på din sida (en teknisk eller projektledare).
2. Process: investera tid till att skapa en strukturerad och dokumenterad process i det egna företaget och för samarbetet.
3. Förberedelser: ta dig tid att förbereda och kontrollera att din ledningsgrupp har gjort ett medvetet strategiskt beslut att satsa på offshoring och att tillräckligt med tid finns för att få arbetet att fungera. Ta dig tid att välja rätt leverantör som matchar dina kriterier och företagskultur.
4. Prestanda: utveckla tydliga resultatindikatorer för alla inblandade, mäta, rapportera och diskutera med dem regelbundet.
5. Resultat: utveckla en tydlig affärsplan som kan utvärderas regelbundet för att säkerställa att samarbetet är lönsamt.
Är det bättre att sätta upp ett captive center eller att arbeta med en leverantör?
Att besluta om detta, tror jag du behöver göra 3 saker:
- Skapa ett business case och jämför vilket alternativ som är mest lönsammt.
- Fråga dig själv: Är jag redo att lära mig att göra det själv, riskera att kliva i de fällor som skulle kunna undvikas, riskera att ha offshore anställda, kontor och registrerade företag?.
TIP: Om du väljer en leverantör: se till att du har en bra ”känsla” (besök deras kontor, prata med dem och titta inte bara på prissättning och fakta).
Hur stort bör mitt projekt vara för offshore outsourcing?
Storleken på projektet spelar ingen roll för framgången med offshoring. Men om du bara har enstaka små projekt, kan ansträngningarna för att skapa ett framgångsrikt samarbete vara för stora. Helst bör du ha tillräckligt med arbete för att anställa en heltidsanställd som kan börja arbeta med dig. När du känner dig säker med denna person och rätt process är på plats, kan han eller hon göra ett projekt av alla storlekar
Varför skulle jag överväga offshoring eller nearshoring?
Upplever du svårigheter att hitta rätt personer för att fylla din positioner? Offshoring och nearshoring kan lösa detta problem och kan öka tillväxten och lönsamheten i ditt företag.
Är det dyrt att anställa den duktiga personal du behöver (t.ex. när det gäller IT-folk)? Du kan få ner dina kostnader genom att hyra in folk till offshore i stället för i ditt hemland.
Är ditt företag i ett land där den lokala arbetsrätten gör det svårt att anställa och avskeda folk? Offshoring kommer att ge dig flexibla avtal och genom att arbeta med en offshorebaserad leverantör flyttar du problemet med att anställa och avskeda till säljaren.
Anställer du ofta externa företag eller privatpersoner för att utföra vissa uppgifter eller projekt? Genom offshoring kan du anlita experter snabbare, i kvantitet och kvalitet du vill ha (tillgång till mycket mer kapacitet och kompetens) och till betydligt lägre kostnader.
Är du ute efter att lägga ut ett IT-projekt eller process? Så du kanske överväga att anlita ett offshore-företag som kan utföra projektet eller processen bättre och/eller till lägre kostnader än den lokala outsourcing du överväger.
Jag hör att offshoring har en hel del problem, är det olika i ert fall?
Många problem orsakas av fel processer och fel personer. I de flesta fall talar folk också om "outsourcing", som har en högre sannolikhet att orsaka problem. Vi lägger större vikt vid att du kan hitta rätt person till rätt position än våra offshore bemanningslösningar. Du har full kontroll över urvalsförfarandet och vi gör vårt bästa för detta förfarande för att säkerställa att vi kommer att fatta rätt beslut. Vi har en mycket stark process som gör övergången och samarbetet smidigt. Denna process börjar innan du faktiskt arbetar med ditt offshore team med hjälp av en workshop. Under workshopen avgör vi om en användbar process redan är på plats och om inte, planerar vi att utveckla en, vi utvecklar funktiosprofiler, vi utvecklar regler för närvaro och timing av dagliga och veckovisa möten. Allt för att starta samarbete med tydliga förväntningar från båda sidor. Under samarbetet kommer du att tilldelas en processledare från vårt utvecklings kontor som du kommer att träffa varje vecka för att diskutera problem, framsteg och förbättring. Vi ger också en account manager från ditt eget land som på sitt eget språk kommer att "överbrygga" den kulturella och språkliga barriären.
Vad är skillnaden på nearshoring och offshoring?
Offshoring är den vanligaste termen för att beskriva "flytten av en affärsprocess till ett annat land" och detta skulle innebära ett land långt borta eller på närmare håll.
Nearshoring beskriver flytten av en affärsprocess till ett geografiskt närliggande land (t.ex. ett tyskt bolag flyttar en del arbete till ett ukrainskt företag).
En rad med relaterade termer som "farshoring" (flyttar en process till ett land långt bort), bestshoring (flyttar till ett land som passar företagets behov bäst), "rightshoring" (identisk med bestshoring) haruppfunnits av den industrin. De (förmodade) fördelarna med nearshoring är mindre tidsskillnad, kortare restid och större kulturella likheter.
Vad händer om jag inte är nöjd med de anställda jag hyr?
Vi ber er att bedöma de anställdas prestanda varje månad och har dagliga och veckovisa möten för att se till att vi vet om du är missnöjd samt att vi har olika sätt att förbättra prestanda. Om du fortfarande är missnöjd kommer vi att ersätta den personen med en annan alternativt att du kan säga upp avtalet (om du kommit överens om möjligheten att avbryta avtalet i förtid)
Kan ni erbjuda högutbildad och teknisk personal?
Ja. Vi har kontor i Ukraina, Moldavien och Indien. Tillsammans utgör dessa länder en mycket stor pool av kompetenta människor. Vårt varumärkeslöfte är att vi alltid hittar rätt person till rätt position.
Hur vet jag om jag är redo för offshoring?
För att bedöma din offshore beredskap, kan du börja med att fråga dig själv fem grundläggande frågor:
1. Har jag ett verkligt problem som kan lösas genom offshoring?
2. Har jag starka och dokumenterade processer?
3. Har jag rätt ledning på plats?
4. Är mitt företag stabilt och ambitiöst?
5. Är jag redo att satsa extra (förvaltning) tid på att få den nya situationen att fungera?
För att läsa mer om bakgrunden till varje fråga kan du läsa denna artikel: http://bridge-outsourcing.com/se/outsourcing/ready-offshoring-nearshoring
Hur snabbt kan jag säga upp avtalet?
Detta beror på det avtal du tecknar med oss. Vi har kontrakt på kort sikt (en dag, vecka, upp till 3 månader) och på lång sikt (3, 6 eller fler månader). Alternativet på lång sikt kan du alltid ersätta den person du anställt vid otillfredsställande resultat. För en liten månatlig kostnad, kan vi komma överens om uppsägning med en veckas uppsägningstid
Vad är det som skiljer Bridge Outsourcing från konkurrenterna?
1. Vi har europeisk förvaltning med representanter i Nederländerna, Sverige och Tyskland.
2. Vi har européer på vårt kontor i Indien.
3. Vi har både offshore (Indien) och nearshore (Ukraina och Moldavien) kontor.
4. Vi har stor kunskap om hur man hanterar offshore anställda och hur man fångar starka processer.
5. Vi fokuserar på bemanningslösningar. Vi gör 2 viktiga löften till dig:
1. Vi kommer att hitta rätt person på rätt plats till rätt pris.
2. Vi levererar personlig support för att göra övergången till den nya offshoresituationen lätt.
6. Du har direkt ekonomisk styrning: inga lager ledning i mellan dig och din offshore personal.
Jag hör ofta att kvaliteten som tillverkas av offshore-företag är mycket låg, stämmer det?
Kvalitet är främst ett resultat av människor och processer. Få människor och processer att fungera bra tillsammans och dina chanser för att få den kvalitet som du förväntar dig är mycket hög. De flesta offshoring erbjudanden är ren outsourcing: ett projekt eller process flyttas till ett annat företag i ett annat land. Uppdragsgivaren sätter projektet eller processen i en"svart låda" och förväntar sig att få en viss utgång, men har (nästan) ingen inverkan på vem som arbetar med projektet eller processen och hur arbetet utförs. Ofta är det som går in i den svarta lådan (kraven) svåra att definiera, men skickas ut ändå. Utgången (förväntningar på prestanda och kvalitet) är också svåra att definiera. Detta leder ofta till besvikelser och missade förväntningar kvalitet. För att säkerställa att kvaliteten är som väntat, är det viktigt för dig som uppdragsgivare att ha starka processer på plats i ditt företag samt en stark process som kommer att avgöra samarbetet med offshore teamet. Dessutom är det viktigt att ha kontroll över valet av personer som kommer att arbeta i ditt lag och helst total kontroll över den dagliga ledningen av dessa människor (om du inte outsourcar för att du vill att projekt/funktioner/uppgift ska vara borta från din egen organisation).
Hur handskas jag med kommunikation över gränserna och på distans?
Kommunikation är en mycket bred term som kan betyda många saker. För att effektivisera kommunikationen, är den bästa utgångspunkten en "process" (på detta sätt är förväntningarna tydliga och alla vet vad de ska göra). Den processen innehåller många ingredienser som alla påverkar kommunikationen, det finns tre ingredienser som ligger som ett fundament för smidig kommunikation:
1. En noga planerad rytm varje dag och vecka med möten.
2. Ett gediget verktyg för online projektledning.
3. En uppsättning av tydliga riktlinjer för hur man kan utveckla krav.
Läs mer på:
Vilka är de viktigaste framgångsfaktorerna i offshore outsourcing?
Det finns 5 viktiga faktorer som avgör framgång i offshoring:
1. Människor: Du måste ha rätt person till att göra rätt saker i dina projekt.
2. Process: Det måste finnas en gemensam förståelse av "hur vi arbetar”.
3. Förberedelser: Investera tid i att möta nyckelpersonerna på säljarens sida, att definiera processer, att välja rätt personer i ditt team, att förbereda avtal, för att definiera projekt, för att få din befintliga organisation att vara redo för den nya situationen.
4. Prestanda: Alla personer som arbetar i samarbetet bör skapa produktiva resultat och detta måste mätas.
5. Resultat: Före och under samarbetet är det viktiga att offshoring ger ditt företag vinst.
För att läsa mer om punkt 5 kan du kolla denna artikel: http://bridge-outsourcing.com/en/offshoring/wondered-key-success-factors-offshoring
Vilka är riskerna med offshoring?
Eftersom offshoring kräver en hel del förändringar i hur människor arbetar är det många risker. Några av dem kan hänföras till outsourcing och skulle även vara där om leverantören skulle vara i hemlandet eller grannlandet. Några av de risker som finns vid outsourcing:
1. Högre kostnader än väntat (eller lägre besparingar än beräknat); dessa högrekostnader kan följa av en rad faktorer såsom fel val av en leverantör, förseningar i produktlanseringen, problem vid överföring av processen till det nya offshore teamet, mer förvaltning och tid behövs för att hantera övergången eller verksamheten.
2. Misslyckade projekt; eftersom det är komplicerat att kommunicera krav till ett offshore team och att samarbeta med människor från andra kulturer, uppfylls ibland inte förväntningarna, deadlines blir inte mötta och kvaliteten är lägre än förväntat etc.
3. Förväntningarna stämmer inte; denna risk avser kommunikation, speciellt mellan olika kulturer och språk är det svårt att få folk på samma sida och resultatet kanske inte ligger i linje med förväntningarna (mer om detta ämne i artikeln: http://bridge-outsourcing.com/se/outsourcing/manage-expectations-borders-cultures).
4.Låg kvalitet; om du valde fel leverantör, fel personer i ditt team eller brist på ordentligt dokumenterade och kommunicerade processer, kan resultatet hålla lägre kvalitet än du förväntar dig. Genom att vara medveten om dessa risker och genom att involvera människor som vet vilka instrumenten som kan användas för att undvika risker, kan risken minskas.
Vad är fördelarna med offshoring?
De två främsta fördelarna med outsourcing är kostnadsbesparingar och tillgång till högkvalificerad personal. De löner och andra driftskostnader (kontorshyra, hårdvara, externa tjänster) är lägre i utvecklingsländer än i utvecklade länder. Genom att köpa tjänster från en offshore leverantör eller genom att inrätta ett eget kontor offshore, kan du minska kostnaderna för specifika affärsprocesser eller funktioner som du har offshore. Många utvecklingsländer som Indien, Kina, Ukraina och många andra länder i Östeuropa och Asien har stora arbetskrafts pooler. Västerländska företag har ofta svårigheter att hitta rätt person till rätt plats i sitt hemland. Genom att utnyttja de offshorebaserade bemanningspoolerna blir det lättare att hitta kompetenta personer för att skapa värde.
Sekundära fördelar med offshoring och offshore outsourcing är bland annat snabbare leveranstid till marknaden (eftersom fler människor kan vara inblandade, kan produkter släppas på en kortare tid), fokusera på kärnverksamheten (genom att outsourca processer, frigör företaget både tid och energi att utmärka sig på vad de är bra på), stordriftsfördelar (eftersom säljaren tjänar mer kunder, stordriftsfördelar kan förverkligas som företaget inte på egen hand kan realisera), specialisering (säljaren har specialiserat sig på en viss process och blir väldigt bra på det, vilket gynnar uppdragsgivaren).
Vad är offshoring?
Offshoring beskrivs som att flytta en affärsprocess, funktion, uppgift eller ett projekt till ett annat land. Offshoring används oftast för att beskriva rörligheten av tjänster till ett annat land (t.ex. flytta IT-tjänster till Indien), men kan även gälla produkter (t.ex. att flytta en fabrik till Kina).
De två främsta drivkrafterna för outsourcing är kostnadsbesparingar (löner och driftskostnader i offshore-landet är lägre) och brist på kvalificerad talang i hemlandet. Offshoring sker vanligtvis i två former: offshore outsourcing (ett företag lägger ett projekt eller en process till ett annat företag i ett annat land) eller starta ett fånge centrum (företaget sätter upp sitt eget kontor, hyr sitt eget folk). En tredje form är offshore personal där ett företag anställer folk från en leverantör i ett annat land och operativt hanterar dessa människor direkt.
Bridge Outsourcing SE | Stockholm | Sweden
